La facturation électronique va devenir progressivement obligatoire à partir de septembre 2026.
Une facture électronique est une facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique.
L’échéance peut paraitre lointaine mais si l’on veut tirer profit de ce changement et en profiter pour améliorer, automatiser et fiabiliser son processus de facturation, il faut s’y prendre bien en avance.
Techniquement, il ne s’agit pas uniquement d’envoyer une facture pdf par e-mail, Il s’agit également de garantir l’intégrité des données, la sécurité des informations et l’identité de l’émetteur.
Les principaux formats de factures:
Factures au format non structuré: Ce sont des factures sécurisées au moyen d’une signature électronique avancée, par exemple un pdf, signé numériquement via un logiciel spécialisé, et envoyé par mail. C’est la version simplement numérisée de la facture papier.
- La solution est simple à mettre en œuvre, peu couteuse, mais les traitements administratifs sont les même qu’avec le papier et il faudra toujours transmettre les informations à l’administration fiscale.
Factures au format structuré: Ce sont des factures sécurisées au moyen d’un système d’échange de données informatisé (EDI), il s’agit d’avoir un outil ou une plateforme de dématérialisation qui vient prendre les données de la facture (nom, montant, date … ), les mets dans un format spécifique ( compatible EDI), les envois au destinataire et transmet en parallèle les données à l’administration fiscale.
- La solution est plus complexe car elle nécessite de transformer toute sa chaine de traitement des factures mais elle a le gros avantage de rendre tout le process rapide et fiable et beaucoup moins couteux.
Factures au format hybride: Il s’agit notamment des factures au format Factur-X : un format mixte alliant un fichier PDF/A3, lisible par l’œil humain, associé à un fichier XML comprenant les données de facturation, lisible par les machines, afin d’automatiser les traitements.
- Cette solution est intéressante car elle allie la souplesse du format non structuré mais permet également une transmission automatique des informations.
Le choix se fera en fonction du nombre de factures produites et de leur complexité ainsi que de la maturité digitale de l’entreprise.
La mise en oeuvre
Selon l’organisation de l’entreprise et surtout du format de facture choisi, la mise en oeuvre sera très différente.
Le passage à la facturation électronique est un changement majeur dans le fonctionnement des entreprise et va bien au delà du service facturation. Aussi, sa mise en oeuvre doit être bien préparée et surtout être piloté et géré comme un projet de transformation digitale à part entière.
En pratique, pour cette mise en œuvre, il vous faudra :
Un prestataire spécialisé comme UpToNum
Des outils, tels qu’un logiciel d’e-facturation disposant ou non de l’option de signature électronique.
La collaboration et la participation des équipes impactant le processus de facturation.
La dématérialisation doit aussi suivre les étapes suivantes :
- La cartographie de son processus de facturation,
- Le choix du logiciel (GED, LAD, etc.),
- Le choix du mode de gestion électronique (EDI ou PDF) ;
Le choix d’un mode de facturation par de simples pdf sera très facile à mettre en œuvre mais pourrait bien, sur la durée, devenir très difficile à gérer.
Quels gains ? Au-delà d’une fiabilité considérablement améliorée, on estime que le gain potentiel est de l’ordre de 30 à 40% du cout global de facturation.