Automatisation des tâches
Uptonum automatise vos tâches répétitives avec des solutions no-code et IA, réduisant les erreurs et libérant du temps à forte valeur ajoutée. Nous concevons des automatisations sur mesure pour vos processus métiers sans besoin de développement complexe.
L’automatisation des tâches permet un gain de productivité estimé entre 25 % et 40 % selon McKinsey (2025).
Se libérer des tâches répétitives sans valeur ajoutée
Une offre packagée permettant d’identifier, de concevoir et de mettre en oeuvre des automatismes et des workflows
Concevoir les automatismes
- Identifier les tâches automatisables
- Calculer les ROI
- Faciliter les arbitrages et les choix
- Co-développer avec les collaborateurs
- Rédiger les schémas et la documentation
- Expliquer et sensibiliser
Choisir les outils
- Accompagner le dirigeant dans les choix techniques
- Rédiger les spécifications et les besoins fonctionnels
- Identifier les logiciels disponibles
- Réaliser des essais
- Rédiger des synthèses et comparatifs
Implémenter et tester
- Concevoir
- Mettre en oeuvre
- Tester et mettre au point
- Former
- Maintenir
Exemples de cas d'usages
Automatisation de la facturation
➝ Génération automatique des factures selon les commandes, envoi aux clients, suivi des paiements et archivage.Gestion des notes de frais
➝ Scanne automatique des reçus, validation par un workflow, remboursement automatique des employés.Suivi des paiements et relances clients
➝ Détection des factures impayées et envoi de rappels automatiques aux clients avant et après échéance.Réconciliation bancaire
➝ Comparaison automatique des transactions bancaires avec les factures et rapprochement comptable sans intervention humaine.Génération de rapports financiers
➝ Compilation automatique des données comptables et financières pour produire des bilans, rapports d’analyse et tableaux de bord en temps réel.
Automatisation du recrutement
➝ Tri des CV avec des filtres définis, envoi automatique d’emails aux candidats, planification d’entretiens via un assistant virtuel.Gestion des demandes de congés
➝ Soumission et validation automatique des congés en fonction du solde disponible et des règles internes de l’entreprise.Onboarding des nouveaux employés
➝ Envoi automatique des contrats, création de comptes sur les outils internes, rappel des documents à fournir et formation initiale.Suivi des performances et évaluations
➝ Génération automatique de tableaux de suivi des performances et planification des entretiens d’évaluation.Gestion de la paie
➝ Calcul automatique des salaires, génération des fiches de paie et déclaration des charges sociales aux organismes compétents.
Planification et gestion des agendas
➝ Synchronisation automatique des agendas, proposition de créneaux libres, et gestion des rappels de réunions.Réponses aux emails courants
➝ Envoi de réponses automatisées aux questions récurrentes et redirection des demandes complexes vers les bons interlocuteurs.Traitement des documents
➝ Classement automatique des fichiers, extraction d’informations via OCR et archivage sécurisé dans le cloud.Gestion des signatures électroniques
➝ Envoi automatique des documents pour signature, suivi des statuts et notifications en cas de retard.Automatisation des appels téléphoniques
➝ Standard téléphonique virtuel capable de diriger les appels et enregistrer les messages vocaux.
Suivi des tâches et deadlines
➝ Assignation automatique des tâches aux membres de l’équipe avec notifications et rappels des échéances.Génération automatique de rapports d’avancement
➝ Consolidation des données projet pour produire des rapports et graphiques en temps réel.Affectation des tâches
➝ Répartition automatique des tâches en fonction des compétences et de la charge de travail de chaque collaborateur.Gestion des documents et accès
➝ Attribution et contrôle des accès aux fichiers, envoi automatique des documents pertinents aux parties prenantes.Automatisation des demandes d’approbation
➝ Déclenchement automatique d’un workflow de validation pour les décisions importantes, avec notifications aux managers.
Automatisation des campagnes email
➝ Envoi programmé d’emails personnalisés en fonction des segments clients, suivi des taux d’ouverture et de clics.Publication sur les réseaux sociaux
➝ Programmation et publication automatique des posts sur plusieurs plateformes avec analyse des performances.Scoring et nurturing des leads
➝ Attribution automatique d’un score aux prospects en fonction de leur engagement et envoi de contenus personnalisés.Chatbots pour le support client
➝ Réponse instantanée aux questions fréquentes des clients via un chatbot intelligent, disponible 24/7.Analyse des performances marketing
➝ Collecte et analyse automatique des données des campagnes pour optimiser les stratégies et améliorer le ROI.
Découvrez
Nos prestations
Automatisation des tâches administratives
C’est une voie majeure dans l’évolution des organisations (privées comme publiques) et dans la recherche de productivité et du bien-être au travail.
UpToNum conçoit et met en œuvre l’automatisation de vos tâches administratives puis vous forme à leur gestion.
Déploiement de WORKFLOWS ou de process internes numérisés
Signature électronique, process de validation, transmission documentaire ou informationnelles…les WORKFLOWS sont au cœur du fonctionnement des entreprises ou des collectivités. Ils sont passés de format papier au format numérique. Il faut maintenant les fiabiliser.
UpToNum vous aide à trouver les bons outils, à les mettre en œuvre et à les maintenir.
Vos gains
Productivité :
Baisse ou suppression du temps perdu à réaliser des tâches automatisables ou numérisables.
On ne mobilise plus ses collaborateurs sur des tâches répétitives pour leur donner des missions plus intéressantes.
Baisse des dépenses :
Suivi des consommations d’énergie par des objets connectés.
On gère mieux nos dépenses de ressources (matières premières, Energie, prestations).
Efficacité :
Augmentation de l’efficacité et de la fiabilité des circuits de validation, de signature ou de décision.
Baisse des pertes de temps dans le suivi des circuits de validation.
On passe moins de temps à suivre les process, les circuits de validation ou à corriger les erreurs.
Amélioration de la résilience :
Les aléas de la vie de l’organisation (absence, maladie, départ, surcharge) sont moins pénalisants pour l’activité grâce à des process plus autonomes et plus robustes.
On est moins pénalisé par les aléas et les risques.
Automatisation des tâches administratives
L’automatisation des processus (ou appelé RPA), est la mise en œuvre d’outils informatiques qui permettent d’automatiser des tâches administratives répétitives et sans valeur ajoutée. Les évolutions récentes de la technologie permettent de mettre en œuvre ces automatisations sans avoir à déployer d’infrastructures dédiées et donc avec un coût très faible.
Un exemple simple : Le service des ventes reçoit, par mail, des commandes issues d’un site marchand avec les informations de la commande (nom / prénom / article, quantité, adresse …). Ces informations sont ensuite saisies, à la main, dans le logiciel de gestion des commandes. L’outil d’automatisation permet de collecter le mail, de détecter l’émetteur, de copier les informations liées à la commande et de les saisir dans le logiciel.
Le collaborateur qui réalisait cette saisie fastidieuse peut reporter son temps sur des tâches plus valorisantes (amélioration interne, contrôle des délais) ou être formé pour réaliser lui-même ensuite des automatisations de process. C’est un cercle vertueux.
GAIN :
- Baisse du Risque d’erreur
- Baisse du Coût de la tâche
- Valorisation du collaborateur qui peut devenir acteur du processus d’automatisation
Comme pour toutes les composantes de la Transformation Digitale, il faut mettre l’HUMAIN au cœur du processus et travailler la valorisation de son travail plutôt qu’une vision immédiate de baisse des couts.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Audit des process
- Définition de la feuille de route en lien avec votre stratégie
- Choix des process à automatiser
- Conduite du changement
- Choix des outils
- Développement, test et mise en œuvre
- Explication, sensibilisation des collaborateurs
- Formation des référents internes
Vous devenez plus efficace, outillé et surtout autonome pour créer de nouveaux automates ou maintenir ceux existants.
Déploiement de workflow ou de process interne numérisé
Signature électronique, process de validation, transmission documentaire ou circuit informationnel. Les workflows sont au cœur du fonctionnement des entreprises ou des collectivités. Ils sont passés de format papier à format numérique. Il faut maintenant les fiabiliser.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Audit des process
- Définition de la feuille de route en lien avec votre stratégie
- Choix des process à automatiser
- Conduite du changement
- Choix des outils
- Développement, test et mise en œuvre
- Explication, sensibilisation des collaborateurs
- Formation des référents internes
Vous devenez plus efficace, outillé et surtout autonome pour créer de nouveaux worflows ou maintenir ceux existants.