Numérisation des process
NUMÉRISATION DES PROCESS
La numérisation des process représente une étape essentielle dans l’évolution d’une organisation car elle permet de gagner en efficacité, de fiabiliser les processus et de redonner aux collaborateurs du temps pour leur développement, pour leur réflexion ou pour leur créativité.
Les entreprises et les collectivités sont massivement équipées de logiciels et d’outils métiers réalisant des tâches spécifiques. Ces outils ne couvrent jamais complétement tous les process et sont limités à certaines fonctions ou certaines utilisations. Les collaborateurs perdent énormément de temps à pallier ces manques, à combler les trous ou à ressaisir des données. En outre, l’augmentation exponentielle des outils de communications (e-mail, réseaux sociaux, plateformes) a rendu ceux-ci très chronophages.
Les évolutions technologiques récentes permettent de rendre « numérique » ces tâches manuelles et de relier tous ces logiciels, tous ces outils de manière à retrouver un process unifié et efficace. Elles permettent également de traiter efficacement et automatiquement les flux d’informations du quotidien.
Le champ des possibles est vaste, UpToNum vous aide à définir vos besoins, à trouver les bons outils, à les mettre en œuvre et vous rend autonome en vous formant. Vous pouvez alors récolter les meilleurs gains de la révolution digitale :
- Baisse des coûts
- Augmentation de la productivité
- Gains en efficacité opérationnelle
- Amélioration de la résilience
Découvrez
Nos prestations
Automatisation des tâches administratives
C’est une voie majeure dans l’évolution des organisations (privées comme publiques) et dans la recherche de productivité et du bien-être au travail.
UpToNum conçoit et met en œuvre l’automatisation de vos tâches administratives puis vous forme à leur gestion.
Développement d’applications efficaces et personnalisées pour des coûts faibles par du No code/Low code
UpToNum vous aide à définir les besoins, conçoit et met en œuvre les applications puis vous forme à leur administration.
Déploiement de WORKFLOWS ou de process internes numérisés
Signature électronique, process de validation, transmission documentaire ou informationnelles…les WORKFLOWS sont au cœur du fonctionnement des entreprises ou des collectivités. Ils sont passés de format papier au format numérique. Il faut maintenant les fiabiliser.
UpToNum vous aide à trouver les bons outils, à les mettre en œuvre et à les maintenir.
Récolte de données et surveillance par les objets connectés (IOT)
UpToNum vous accompagne dans la sélection, la mise en œuvre et la valorisation de vos objets connectés.
Vos gains
Productivité :
Baisse ou suppression du temps perdu à réaliser des tâches automatisables ou numérisables.
On ne mobilise plus ses collaborateurs sur des tâches répétitives pour leur donner des missions plus intéressantes.
Baisse des dépenses :
Suivi des consommations d’énergie par des objets connectés.
On gère mieux nos dépenses de ressources (matières premières, Energie, prestations).
Efficacité :
Augmentation de l’efficacité et de la fiabilité des circuits de validation, de signature ou de décision.
Baisse des pertes de temps dans le suivi des circuits de validation.
On passe moins de temps à suivre les process, les circuits de validation ou à corriger les erreurs.
Amélioration de la résilience :
Les aléas de la vie de l’organisation (absence, maladie, départ, surcharge) sont moins pénalisants pour l’activité grâce à des process plus autonomes et plus robustes.
On est moins pénalisé par les aléas et les risques.
Méthode d’accompagnement
UPTONUM offre un service totalement personnalisé et adapté aux besoins de ses clients. Chaque accompagnement peut être construit sur-mesure. Nous réalisons avec vous un premier entretien d’une durée de 1 h à 2 h afin de réaliser une évaluation du temps et du coût de votre projet.
Nous proposons trois niveaux d’accompagnement :
Un accompagnement global, de bout en bout, qui vous permet de déléguer en totalité la démarche. Ce niveau d’accompagnement est utile lorsque n’avez pas de collaborateurs mobilisables sur le sujet et que vous n’avez pas encore démarré de réflexion ni de projet. Il vous permet de garantir la cohérence, la continuité et la certitude d’obtenir un résultat.
Une intervention ciblée sur une phase en fonction de votre niveau de maturité. En fonction de votre organisation, votre maturité et votre historique, vous souhaitez nous faire prendre en charge au choix l’audit, le plan stratégique, la mise en œuvre du projet ou la formation et la sensibilisation. Ce niveau d’accompagnement est utile lorsque vous souhaitez initier la démarche (pour la finaliser vous-même), pour épauler un collaborateur ou pour affiner une réflexion déjà lancée mais non finalisée.
Temps partagé en entreprise de quelques jours par semaines ou par mois : Vous voulez faire progresser votre organisation sur un sujet précis ou lancer une démarche globale de transformation digitale mais vous n’avez pas le temps ou les informations nécessaires pour bien définir le cadre de la prestation ( coûts / durée / détail des prestations). Le temps partagé vous permet d’avoir un expert disponible pour vous sur un temps donné et à une périodicité garantie. C’est plus simple, plus souple et plus sécurisant. Vous pouvez alors, construire, au fur et à mesure, votre stratégie et vos objectifs.
Automatisation des tâches administratives
L’automatisation des processus (ou appelé RPA), est la mise en œuvre d’outils informatiques qui permettent d’automatiser des tâches administratives répétitives et sans valeur ajoutée. Les évolutions récentes de la technologie permettent de mettre en œuvre ces automatisations sans avoir à déployer d’infrastructures dédiées et donc avec un coût très faible.
Un exemple simple : Le service des ventes reçoit, par mail, des commandes issues d’un site marchand avec les informations de la commande (nom / prénom / article, quantité, adresse …). Ces informations sont ensuite saisies, à la main, dans le logiciel de gestion des commandes. L’outil d’automatisation permet de collecter le mail, de détecter l’émetteur, de copier les informations liées à la commande et de les saisir dans le logiciel.
Le collaborateur qui réalisait cette saisie fastidieuse peut reporter son temps sur des tâches plus valorisantes (amélioration interne, contrôle des délais) ou être formé pour réaliser lui-même ensuite des automatisations de process. C’est un cercle vertueux.
GAIN :
- Baisse du Risque d’erreur
- Baisse du Coût de la tâche
- Valorisation du collaborateur qui peut devenir acteur du processus d’automatisation
Comme pour toutes les composantes de la Transformation Digitale, il faut mettre l’HUMAIN au cœur du processus et travailler la valorisation de son travail plutôt qu’une vision immédiate de baisse des couts.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Audit des process
- Définition de la feuille de route en lien avec votre stratégie
- Choix des process à automatiser
- Conduite du changement
- Choix des outils
- Développement, test et mise en œuvre
- Explication, sensibilisation des collaborateurs
- Formation des référents internes
Vous devenez plus efficace, outillé et surtout autonome pour créer de nouveaux automates ou maintenir ceux existants.
Développement d’applications efficaces et personnalisées par du No code / Low code
L’émergence récente des technologies Low code ou no code est une révolution majeure de l’écosystème digital.
Il s’agit de pouvoir créer des applications opérationnelles sans écrire de lignes de codes simplement par du glissé-déposé et du paramétrage de blocs fonctionnels. Cette innovation permet de casser la barrière technologique du développeur et de faire concevoir les applications directement par les utilisateurs. L’organisation gagne en coût, en agilité et en efficacité.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Animation de réunions d’idéation ou d’hackathon,
- Définition des besoins, cahiers des charges, backlog SCRUM,
- Définition et mise en oeuvre du cadre et des règles en lien avec la DSI,
- Choix des outils,
- Développement, test et mise en œuvre,
- Explication, sensibilisation des collaborateurs,
- Formation des référents internes.
Déploiement de workflow ou de process interne numérisé
Signature électronique, process de validation, transmission documentaire ou circuit informationnel. Les workflows sont au cœur du fonctionnement des entreprises ou des collectivités. Ils sont passés de format papier à format numérique. Il faut maintenant les fiabiliser.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Audit des process
- Définition de la feuille de route en lien avec votre stratégie
- Choix des process à automatiser
- Conduite du changement
- Choix des outils
- Développement, test et mise en œuvre
- Explication, sensibilisation des collaborateurs
- Formation des référents internes
Vous devenez plus efficace, outillé et surtout autonome pour créer de nouveaux worflows ou maintenir ceux existants.
Récolte de données et surveillance par les objets connectés (IOT)
C’est souvent le premier ou le dernier maillon d’un process (récolte d’informations inaccessibles, distantes ou extérieures). La prise de mesure ou l’action à distance est souvent limitée par l’infrastructure. UpToNum vous aide à trouver les objets connectés qui répondent à votre besoin, à les mettre en œuvre et à connecter le flux de données à vos applications métier.
UpToNum intervient, avec vous, tout au long du process :
- Audit des process
- Définition de la feuille de route en lien avec votre stratégie
- Définition des besoins
- Choix des outils
- Gestion de projets / maitrise d’œuvre
- Explication, sensibilisation des collaborateurs
- Formation des référents internes