Transformation Digitale

TRANSFORMATION DIGITALE

La Transformation Digitale est une opportunité incroyable de faire évoluer et grandir son organisation. Il ne s’agit pas uniquement d’acheter un logiciel, un service ou un outil dématérialisé, il s’agit surtout d’utiliser la puissance du digital pour la mettre au service de sa stratégie ou de ses objectifs.

La transformation digitale n’est pas un but en soi. La transformation digitale est un outil à disposition du dirigeant pour améliorer l’efficacité de sa structure, le service rendu à ses clients, le service proposé aux administrés, l’attractivité de sa marque employeur ou tout simplement l’amélioration de sa rentabilité. Ce n’est donc pas un dogme ni le simple achat de logiciel ni même la simple création d’un site internet qui opérera cette transformation. Celle-ci doit être une transformation profonde du fonctionnement de l’entreprise ou de la collectivité pour laquelle tous les collaborateurs doivent être informés, impliqués et objectivés. C’est pour cette raison que l’on appelle ceci une transformation et pas une conversion ou une modification.

Par exemple, ajouter simplement un moteur électrique et une batterie à un vélo n’en fait pas un vrai vélo électrique si on n’a pas réfléchi au système de régulation de la batterie, modifié son cadre pour baisser le centre de gravité ou changé les roues pour mieux soutenir le poids du vélo. Dans le premier cas, c’est un vélo auquel on a juste mis un moteur électrique (comme uniquement créer un site web ou acheter un CRM pour une entreprise), dans l’autre cas c’est un vélo conçu pour fonctionner avec un moteur électrique qui sera beaucoup plus efficace et adapté aux besoins du cycliste.

UPTONUM accompagne les ENTREPRISES et les collectivités locales en 4 étapes dans la transformation de leur organisation :

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Nos prestations

Pour obtenir le niveau maximum d’efficacité, la transformation digitale se veut globale et transversale.

UpToNum vous accompagne sur toute la chaine de valeur. Pour mieux qualifier votre besoin et l’offre qui vous sera adaptée, la proposition de service est organisée selon 2 DIMENSIONS :

Le degré d’accompagnement

Le périmètre technique

Pour chaque DIMENSION, vous construisez votre prestation en choisissant le niveau que vous souhaitez :

  • TECHNIQUE :
    o OUTILS ET SYSTÈMES
    o DATA
    o SÉCURITÉ
    o DIGITALISATION

Vos gains

Meilleur Productivité :

Augmenter la productivité des collaborateurs en leur donnant des outils plus fiables, en leur facilitant la prise de décisions ou en automatisant certaines tâches.
Augmenter la productivité des collaborateurs en organisant leurs interactions, le partage d’idées ou le télétravail.
Améliorer l’optimisation des process par une meilleure exploitation des données.

On améliore la productivité par une meilleur maitrise des process

Amélioration de l’efficacité :

Diminuer voire supprimer le temps perdu à réaliser des tâches automatisables ou numérisables.
Prendre de meilleures décisions en dotant les responsables d’informations mises à jour, exhaustives et organisées.
Supprimer les pertes de temps administratives (doubles saisies, perte d’information).
Augmenter l’efficacité et la fiabilité des circuits de validation, de décision ou de signature.

On passe moins de temps à suivre les process, les circuits de validation ou à corriger les erreurs.

Baisse des dépenses :

Rationaliser ses dépenses en gérant mieux ses ressources,
Améliorer ses consommations énergétiques en monitorant ses installations,
Baisser ses dépendances numériques/IT par une politique de numérique responsable,
Baisser ses coûts d’exploitation informatique en créant ses propres applications ou en regroupant ses logiciels.

On gère mieux nos dépenses de ressources (matières premières, énergie, prestations).

Amélioration de la résilience :

Diminuer l'impact négatif des aléas de la vie de l’organisation (absence, maladie, départ, surcharge).
Les événements sont moins pénalisants pour l’activité par des process autonomes.
Diminuer les pertes d’argent en réduisant l'exposition aux risques (amendes, pirates, pertes de données),

On est moins pénalisé par les aléas et les risques.

Développement de son business  :

Mieux communiquer, vendre et présenter ses produits ou services,
Améliorer le service à ses administrés,
Faciliter l’innovation en utilisant mieux les ressources numériques et les données,
Proposer de nouveaux services par l’utilisation des données

On est plus proche de ses clients, on les comprend mieux et on leur propose de nouveaux services.

Pour avoir les gains maximums, cette transformation doit être transversale, toucher tous les services de l’entreprise et être vue globalement.
Elle doit surtout, et avant tout, être portée par la direction et impliquer fortement les collaborateurs.
C’est donc un sujet qui est à la fois technique, humain et stratégique.

Méthode d’accompagnement

UPTONUM offre un service totalement personnalisé et adapté aux besoins de ses clients. Chaque accompagnement peut être construit sur-mesure. Nous réalisons avec vous un premier entretien d’une durée de 1 h à 2 h afin de réaliser une évaluation du temps et du coût de votre projet.

Nous proposons deux niveaux d’accompagnement :

Un accompagnement global, de bout en bout, qui vous permet de déléguer en totalité la démarche. Ce niveau d’accompagnement est utile lorsque vous n’avez pas de collaborateur mobilisable sur le sujet et que vous n’avez encore démarré ni réflexion ni projet. Il vous permet de garantir la cohérence, la continuité et la certitude d’obtenir un résultat.

Une intervention ciblée sur une phase en fonction de votre niveau de maturité. En fonction de votre organisation, votre maturité et votre historique, vous souhaitez nous faire prendre en charge au choix l’audit, le plan stratégique, la mise en œuvre du projet ou la formation et la sensibilisation. Ce niveau d’accompagnement est utile lorsque vous souhaitez initier la démarche (pour la finaliser vous-même), pour épauler un collaborateur ou pour affiner une réflexion déjà lancée mais non finalisée.

Temps partagé en entreprise de quelques jours par semaines ou par mois : Vous voulez faire progresser votre organisation sur un sujet précis ou lancer une démarche globale de transformation digitale mais vous n’avez pas le temps ou les informations nécessaires pour bien définir le cadre de la prestation ( coûts / durée / détail des prestations). Le temps partagé vous permet d’avoir un expert disponible pour vous sur un temps donné et à une périodicité garantie. C’est plus simple, plus souple et plus sécurisant. Vous pouvez alors, construire, au fur et à mesure, votre stratégie et vos objectifs.

Audit / Diagnostic

Le sujet de la transformation digitale est vaste et multi factoriel. Il est donc nécessaire d’avoir, au démarrage, une vision la plus précise possible de son organisation, de ses process et donc de réaliser un diagnostic.  Celui-ci doit être avantageusement réalisé par un tiers qui est formé techniquement et apporte son expérience opérationnelle. Les principales étapes sont:

  • Entretiens avec l’équipe de direction et les collaborateurs de différents services (entretiens de 30mn à 1h) pour faire remonter leurs avis, leur maturité et les idées d’amélioration,
  • Rédaction de la Cartographie des processus,
  • Etablissement de la Cartographie des logiciels,
  • Etablissement de la Cartographie des données,
  • Réunion avec utilisateurs/clients ou administrés ou réunion d’idéation pour formaliser les besoins clients internes,
  • Rédaction d’un rapport complet avec cartographie globale.

L’objectif est d’avoir une vision complète de son fonctionnement et de ses outils. Cet état des lieux sera réalisé d’une manière itérative afin d’être le plus proche de la réalité et de s’assurer, étape par étape, que la perception correspond bien à la réalité et aux besoins internes.

Le livrable décrit vos process de fonctionnement, les outils digitaux associés et l’organisation de vos données. Il vous donne les principaux axes d’améliorations, les solutions possibles ainsi que les actions à réaliser. C’est un document opérationnel qui permet de partager ses conclusions au sein de votre organisation et de lancer la phase de production du plan stratégique.

À l’issue de cet état des lieux, une présentation du rapport est faite au sein de votre structure.

Feuille de route / Plan stratégique

Le numérique doit être au service de la stratégie telle que définie par le chef d’entreprise. Il est donc primordial de bien définir et hiérarchiser la mise en place des solutions techniques et des outils. Le plan stratégique est construit avec le dirigeant selon sa vision et ses objectifs mais il se nourrit également de l’audit de l’organisation et de la cartographie des systèmes. Il doit être un compromis efficace entre la vision et la réalité.

Les principales étapes sont :

  • Formalisation des objectifs et du but à atteindre avec la direction ou l’élu,
  • Recherche de solutions par des hackathon, réunions publiques, ou réunions d’idéations,
  • Définition des solutions logicielles et matérielles nécessaires ou possibles,
  • Arbitrage de la mise en œuvre selon son importance / son niveau de criticité/ses coûts,
  • Création du plan stratégique ou de la feuille de route,
  • Validation du plan stratégique par le comité de direction ou l’élu.

Le livrable est un plan stratégique de développement qui définit sur plusieurs années les achats de logiciels, la création de sites, le développement d’outil, l’ajout de fonction, l’évolution de l’infrastructure informatique ou encore le recrutement de techniciens.

Les applications possibles (et non exhaustives) sont :

  • Pour les PME :
    o Protection et gestion des données (RGPD, cybersécurité),
    o Mise en place d’un ERP (outil de gestion des processus),
    o Mise en place d’un CRM (outils de la gestion client),
    o Site internet (vitrine, marchand, transactionnel…),
    o Amélioration et digitalisation de l’expérience client,
  • Pour les collectivités :
    oDigitalisation des services aux administrés (PC, état civil, carte d’identité, ….),
    o Facturation électronique via CHORUS PRO,
    o Service WEB pour les touristes ou site internet,
    o Mise en place d’outils numériques de terrain pour les agents (tablettes…) et pour de l’accès aux données (plans, informations de patrimoine) ou de reporting,
    o Protection et gestion des données (RGPD, open data, cybersécurité),
    o Outils de gestion RH (congés, absence, développement),
    o Accompagnement start up et PME via la mise à disposition de données,
    o Outils de dématérialisation (signature électronique, gestion électronique des documents (GED)),
    o Objets connectés, smart city,
    o Outils de communications numériques et réseaux sociaux internes (teams, klaxoon ….).
    o Outils de partage et de communications internes et réseaux sociaux interne (teams, klaxxon ….) ,
    o Mise en place d’outils numériques de terrain pour les agents (tablettes…), pour de l’accès aux données (plans, informations de patrimoine) ou de reporting,
    o Outils de gestion RH (congés, absences, développement),
    o Accompagnement start up et PME via la mise à disposition de données,
    o Outils de dématérialisation (signature électronique, gestion électronique des documents (GED)),
    Objets connectés.

Projet / Déploiement

Selon le choix du dirigeant ou de l’élu, il est possible de s’arrêter après la phase de définition du plan stratégique. Celui-ci est autoportant, il peut être ensuite mise en œuvre par des équipes internes ou les prestataires habituels (DSI, sous-traitants, …). Le cabinet peut également accompagner le client dans la mise en œuvre pratique et opérationnelle du plan stratégique. Il s’agit alors de missions de MOE (Maitrise d’œuvre) classique.

Avant toute mise en œuvre, il convient de rechercher les potentielles aides ou financements disponibles. La période post-COVID et son plan de relance fourmille d’aides ou de financements des régions, de l’état ou de l’EUROPE. Une recherche et une veille des aides en vigueur permet de baisser drastiquement le coût de mise en œuvre. Le cabinet peut vous accompagner dans la recherche et l’établissement des dossiers de demande de financement jusqu’à leur obtention.

Ensuite, dans la mise en œuvre des solutions et au-delà des aspects purement techniques et opérationnels, il faut être vigilant à bien travailler l’adhésion des futurs utilisateurs ou administrés qui, sans elle, empêchera l’appropriation et l’efficacité des solutions. Une attention particulière sera donc mise sur l’information, l’explication et la diffusion de la stratégie. Ce sujet sera donc travaillé spécifiquement via des réunions d’explications et des méthodes d’accompagnements au changement. Ce suivi et ces échanges seront mis en œuvre tout au long des process d’implémentation. En cas de problèmes ou de mauvaises compatibilités des outils, certains aspects ou fonctions peuvent être corrigés d’une manière agile.

Ensuite, les principales étapes sont :

  • Définition des cahiers des charges fonctionnels et techniques (soit en classique, soit en méthode SCRUM ou méthode AGILE) à destination des services internes, des prestataires informatiques ou d’éditeurs de logiciels,
  • Support à la contractualisation par la rédaction des contrats et la gestion des protections contractuelles (délais, pénalités …)
  • Recherches de prestataires ou solutions logicielles
  • Suivi de la mise en œuvre par une gestion de projet (type classique ou de type SCRUM) :
    o Lancement et définition des objectifs
    o Suivi périodique des livrables
    o Arbitrage, réorientation, corrections
    o Réception et implémentation
  • Evaluation de l’atteinte des objectifs
    o Planning
    o Services
    o Fonctionnalités par un feed-back utilisateur ou client
  • Evaluer les gains, établir les retours d’expérience, maintenir

La mise en œuvre de cette démarche n’a d’intérêt que si le gain est réel, mesuré et contrôlé dans le temps. UpToNum propose également de créer des outils spécifiques de mesure et de contrôle dans le temps de l’évolution de la performance (efficacité, coûts, service) ainsi qu’une présence annuelle pour améliorer, régler ou simplement mettre à jour la stratégie.
UpToNum vous aide à mettre en œuvre le suivi des indicateurs, l’analyse périodique et forme une personne de l’organisation à son suivi :

  • Création d’un tableau de bord à destination du maire ou du dirigeant,
  • formation de l’entreprise,
  • Synthèse des gains après 1 ou 2 ans de fonctionnement,
  • Mise à jour annuelle du plan stratégique,
  • Mise à jour et adaptation de la protection des données (RGPD, cyber secu…),
  • Formation ou acculturation des nouvelles recrues.

Formation / Sensibilisation

La prise en compte de l’humain dans un processus de transformation digitale est le facteur clé de sa réussite.

  • La formation : La mise en œuvre de nouveaux outils ne peut se faire que si les utilisateurs savent les utiliser, comprennent leur finalité et les trouvent conviviaux.
  • La sensibilisation : La prise en compte des freins, des inquiétudes ou des incompréhensions est fondamental et doit être traité tout au long du projet.

L’accompagnement au changement :

Il est essentiel d’accompagner les collaborateurs dans la transformation digitale :

  • Pour s’assurer que les outils créés sont bien en adéquation avec les besoins utilisateurs
  • Pour lever les points de blocages (inquiétudes, frustrations, peur de ne pas être à la hauteur)
  • Pour faire adhérer tous les utilisateurs aux nouveaux process
  • Pour que les connaissances et les compétences restent en adéquation avec les besoins de l’entreprise.

La transformation digitale apporte une nouvelle vision, définit des nouveaux enjeux et amène au développement de nouvelles technologies.

Négliger de former ses équipes est particulièrement risqué et peu productif car la réussite d’une démarche de transformation digitale dépend de l’acceptation des règles par les différents acteurs et de l’efficacité des processus métiers.

Une de solutions est de créer un comité des utilisateurs qui ont pour mission de participer à la définition des besoins métiers, à relayer les messages auprès des utilisateurs et à être migré en premier sur les nouveaux systèmes.

L’autre solution complémentaire est de garder du temps pour faire des réunions régulières pour informer les collaborateurs et pour recueillir leurs avis tout au long du processus.